整理核心材料时，建议按“护照—毕业证/学位证—成绩单—语言证明”的顺序建立文件夹，每个文件独立命名并用彩色扫描。护照主要提交个人信息页，成绩单和毕业证需提供原件扫描或公证件。关键是要保证清晰、完整、无遮挡，并按申请系统要求的格式合并上传。
护照材料的整理要点
护照个人页扫描时要确保姓名、护照号、出生日期、有效期等关键信息清晰可见。不要只拍一半，也不要使用美颜或修图工具处理。扫描件通常建议彩色，文件不宜过大，但必须能放大查看细节。
如果护照有效期不足，建议先更换新护照再提交。部分学校对护照有效期有最低月数要求，具体以学校官网最新信息为准。旧护照上的过往签证页一般不需要提交，除非申请系统明确要求。
成绩单扫描和命名
成绩单建议扫描为单个PDF文件，不要拆成多张图片。多页成绩单应连续合并，页码顺序与原件一致。文件命名可以写“Transcript_Bachelor_Name”，方便审核人员识别是谁的材料。
如果同时有中文版和英文版成绩单，可以合并成一个文件，也可以分别上传两个文件。上传前要确认系统是否支持多文件，避免覆盖或缺失。扫描时避免反光、倾斜和手指遮挡。
毕业证和学位证的整理
毕业证和学位证通常需要分别扫描，不要拼在一张图上。证书边框、学校章、校长签名、日期应完整出现在扫描件内。背景尽量干净，证书平放，避免透视变形。
如果原件尺寸较大，可以缩小到适合屏幕阅读的比例，但文字和印章不能模糊。建议使用扫描仪而不是手机拍照，尤其不要使用带水印的扫描App处理重要文件。
公证件与原件扫描件的选择
不是所有情况都需要公证件。如果学校官网或申请系统要求“certified copy”或“notarized document”，则需要提供公证件。如果只要求“scanned original”，原件扫描即可。无法确认时，建议先提交原件扫描，再看系统是否要求补充。
公证件扫描时应包含公证书封面、翻译页和公证章，不要只扫描翻译页。公证件页数较多，合并成一个PDF，顺序与纸质公证书一致。
文件格式、大小和清晰度要求
常见可接受格式为PDF或JPEG，PDF更利于保持页面顺序。单个文件大小不宜过大，以免系统上传失败；如果过大，可适当压缩，但必须保证文字可读。清晰度方面，建议扫描分辨率不低于300dpi，但具体以系統提示为准。
不要使用压缩率过高的工具，导致成绩单上的小数点和课程代码模糊。上传后自己先下载检查一遍，确认无空白页、无方向颠倒、无文件损坏。
材料整理顺序建议
可以按申请系统要求建立“01_Passport”“02_Degree”“03_Transcript”“04_Language”“05_Supporting”等文件夹。每个文件夹内先放原件扫描件，再放翻译件或公证件。这样递交时能快速定位，不容易漏传。
如果系统要求合并成一个文件，可按照护照、毕业证、学位证、成绩单、语言证明的顺序拼接，并在首页附一页简单的材料清单说明，方便审核人员对照。
提交前检查清单
最终提交前检查三项：文件是否完整、是否清晰、是否按要求命名。护照信息页是否有反光，成绩单是否所有学期都在，毕业证和学位证是否漏传。任何一项有疑问，都建议重新扫描后再提交。
不要因为时间紧就上传手机随手拍的照片。材料质量直接影响初审效率，模糊或残缺的文件可能被要求重新补齐，反而拖慢申请进度。